6 yếu tố tạo nên tính hiệu quả của chỉ số KPI

Các doanh nghiệp có thể sử dụng chỉ số đánh giá thực hiện công việc (Key Performance Indicator – KPI) để theo dõi tiến trình thực hiện mục tiêu của tập thể hoặc cá nhân. Doanh nghiệp cần nắm rõ 6 yếu tố dưới đây để có thể tối ưu hóa chỉ số KPI đánh giá thực hiện công việc.

Đơn giản

KPI chỉ thực sự trở nên hữu ích nếu chỉ số này cần phải dễ hiểu và dễ đánh giá, ví dụ: một KPI như “tháng này công ty đã thêm được bao nhiêu khách hàng” được đánh giá là đơn giản ở cả hai khía cạnh. Mỗi một nhân viên có liên quan đến quá trình đạt được mục tiêu nên biết cách tận dụng KPI. Nếu mục tiêu được đề ra một cách rõ ràng như “thêm bao nhiêu khách hàng”, thì nhân viên có thể tự đưa ra những quyết định mang tính chủ động để tác động đến kết quả.

Sắp xếp theo thứ tự

Chỉ số KPI nên đánh giá từ mục tiêu chiến lược tổng quan của cả một đoàn thể cho đến hoạt động hàng ngày của từng nhân viên có liên quan đến quá trình tiến tới mục tiêu. Một số công ty chỉ chú ý đến việc thu hút được lượng khách hàng nhất định, một số khác lại không đồng nhất mục tiêu này với tầm nhìn chung. Ví dụ như: doanh nghiệp chuyên về dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ tập trung vào việc níu giữ hơn là thu hút khách hàng. Hãy chắc chắn rằng KPI luôn đưa ra được mục tiêu chung của cả đoàn thể.

Hợp lý

Một yếu tố quan trọng khác của KPI là tính hợp lý, điều này có nghĩa rằng những người đưa ra quyết định hợp lý sẽ làm tạo ra được KPI hiệu quả. Ví dụ, một KPI với nội dung “công ty đã bán được bao nhiều mặt hàng trong thời gian diễn ra sự kiện” nên là KPI do giám đốc marketing đưa ra. Quá trình đánh giá sẽ chuyên nghiệp hơn và kết quả cuối cùng cũng thành công hơn nhờ việc chỉ định người có nhiệm vụ thích hợp làm KPI.

Dễ đánh giá

Để có thể phân tích được tiến trình đạt mục tiêu đang tốt hay chưa tốt thì KPI cần phải dễ đánh giá, tuy nhiên không nhất thiết lúc nào cũng phải là những đánh giá về mặt chất lượng như “công ty đã bán được bao nhiêu sản phẩm vào cuối tháng trước”, hay cũng có thể liên quan đến chất lượng như “các nhân viên cống hiến như nào cho công việc của họ”, trường hợp thứ hai có để đánh giá thông qua khảo sát đúng chuẩn cho dù chủ thể không phải là số liệu. Hãy đảm bảo rằng KPI luôn dựa trên những mục tiêu vững chắc và tập trung như doanh thu, tiếp thị hay độ hài lòng của khách hàng.

Thực tế

KPI cần được đưa ra dựa trên mục tiêu có thể đạt đến được. Mục tiêu của KPI càng thực tế thì khả năng nhân viên hoàn thành mục tiêu càng cao. Thay vì đặt ra những mục tiêu quá to lớn và không thực tế hãy chọn những mục tiêu nhỏ trước, ví dụ: đặt ra mục tiêu tháng khiến nhân viên cảm nhận được động lực muốn vượt qua thách thức chứ không phải khiến họ nản chí. Thời gian thực hiện ngắn cùng mục tiêu nhỏ lẻ cũng là một cách giúp doanh nghiệp phát triển đồng bộ hơn.

Phổ biến

Yếu tố quan trọng khác giúp KPI trở nên hiệu quả là tính phổ biến của chỉ số này trong công ty, khi tất cả các nhân viên đều nhận thức rõ mục tiêu chung của công ty thì quá trình phát triển sẽ dễ dàng hơn. Mặc dù nhiều bộ phận trong một công ty không tham gia trực tiếp vào công cuộc thực hiện KPI nhưng khiến mục tiêu trở nên phổ biến sẽ khiến nhân viên cống hiến cho công việc hơn, đồng thời đặt nền móng tiêu chuẩn cho các chương trình khác trong tương lai.

Đinh Ly/VietQ